Personverninformasjon for Digital Paper Campus – beta/pilot

Denne personverninformasjonen supplerer Optivis Life and Business Academys generelle personvernerklæring og gjelder behandling av personopplysninger i Digital Paper Campus under beta- og pilotperioden.

1. Hvem er ansvarlig?

THORA SÆTHER OPTIVIS LIFE AND BUSINESS ACADEMY, org.nr. 999 004 938 («Optivis»), er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i Digital Paper Campus.

Kontakt om studie, avtaler og personvern: post@optivis.no · telefon 407 48 400.

HEGE M STEIRO – HMS COACHING, org.nr. 929 300 041, utvikler og drifter Digital Paper Campus som databehandler på vegne av Optivis. Teknisk støtte: hege@hmscoaching.no.

HMS Coaching behandler bare personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Optivis og kan ikke bruke studentopplysningene til egne formål.

2. Hvorfor brukes Digital Paper Campus?

Digital Paper Campus brukes under piloten til studieadministrasjon og dokumentasjon knyttet til utdanningen, blant annet innlogging og brukeradministrasjon, avtaler, oppmøte og fravær, praksis, progresjon, faglig veiledning, egen coaching og andre krav i utdanningsløpet.

Piloten brukes også til å prøve ut plattformens funksjonalitet, sikkerhet og brukervennlighet og til å avdekke feil og forbedringsbehov.

Deltakelse i betatestingen er frivillig. Studenter som ikke ønsker å delta, eller som senere trekker seg, skal få en alternativ måte å dokumentere det som er nødvendig for utdanningen. Det skal ikke få negative følger for undervisning, vurdering, progresjon, sertifisering eller øvrige studentrettigheter.

3. Hvilke personopplysninger behandles?

Digital Paper Campus kan behandle navn og e-postadresse, student-ID, kull og studietilhørighet, rolle og tilgang, innloggings- og tofaktorstatus, avtalevalg og elektronisk aksept, betalings- og sertifiseringsstatus, oppmøte og fraværstimer, praksisregistreringer med dato, varighet og klientkode, strukturert faglig refleksjon, faglige milepæler og godkjenningsstatus, dato og omfang for faglig veiledning og egen coaching, supporthenvendelser samt nødvendige tekniske sikkerhets- og hendelseslogger.

Digital Paper Campus skal ikke brukes til å registrere navn eller kontaktopplysninger til praksisklienter, fødselsnummer, diagnoser eller helseopplysninger om praksisklienter, identifiserbare klienthistorier, fullstendige samtalereferater, innholdet i studentens egne coachingtimer, detaljerte fraværsgrunner eller betalingskort- og bankopplysninger.

Praksisklienter skal bare angis med en klientkode som ikke kan utledes av navn, telefonnummer, e-postadresse eller fødselsdato. Eventuell kobling mellom klient og klientkode skal oppbevares av studenten utenfor Digital Paper Campus.

4. Behandlingsgrunnlag

For personopplysninger som er nødvendige for å administrere og gjennomføre studentens utdanning og dokumentere avtalte studiekrav, er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b – behandling som er nødvendig for å oppfylle avtalen med studenten.

For nødvendig sikkerhetslogging, tilgangskontroll, forebygging og håndtering av misbruk og sikkerhetshendelser er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f – Optivis’ berettigede interesse i å tilby og beskytte en sikker digital studenttjeneste.

For behandling som utelukkende skjer fordi studenten frivillig deltar i betatestingen, og som ikke er nødvendig for det ordinære studieforholdet, er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a – samtykke. Et slikt samtykke kan trekkes tilbake uten negative konsekvenser for studieforholdet.

Opplysninger som Optivis fortsatt trenger som nødvendig studiedokumentasjon kan etter uttrekking fra betatestingen behandles videre dersom det finnes et annet gyldig behandlingsgrunnlag.

Bilder, sitater, uttalelser eller annet materiale til ekstern omtale eller markedsføring krever et eget og separat frivillig samtykke.

5. Hvem behandler opplysningene?

Supabase har hovedlagring innenfor EØS. Resend og deler av Cloudflares leverandørkjede kan innebære behandling utenfor EØS. Slike overføringer skal være omfattet av gyldig overføringsgrunnlag, blant annet EUs standard personvernbestemmelser der dette er nødvendig.

Ingen nye leverandører skal få tilgang til reelle studentopplysninger før de er vurdert og godkjent etter avtalen mellom Optivis og HMS Coaching.

6. Hvor lenge lagres opplysningene?

Opplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig. Den avtalte lagringsplanen innebærer blant annet at detaljerte praksisregistreringer, refleksjoner, oppmøte/fravær og faglig veiledning normalt slettes eller anonymiseres senest 12 måneder etter avsluttet eller avbrutt utdanning. Minimal dokumentasjon av gjennomførte krav, samlet praksis, veiledning og godkjenninger kan oppbevares i fem år.

Studentavtale, elektronisk avtaleaksept, betalingsvalg og sertifiseringsvalg kan oppbevares i fem år etter at avtaleforholdet er avsluttet. Ordinære innloggings-, tilgangs- og sikkerhetslogger slettes eller anonymiseres normalt etter 90 dager. Identifiserbar tilbakemelding fra betatestingen slettes eller anonymiseres senest seks måneder etter at evalueringen er avsluttet.

Supabases daglige databasesikkerhetskopier har ordinær syvdagers rotasjon. Systemrelatert e-post hos Resend har etter dagens avtale ordinær lagring på inntil 30 dager. Cloudflare Workers-logger på den nåværende løsningen lagres i tre dager før ordinær sletting.

Opplysninger kan slettes tidligere når de ikke lenger er nødvendige, med mindre Optivis har behov eller rettslig grunnlag for fortsatt oppbevaring.

7. Sikkerhet

Digital Paper Campus bruker personlige brukerkontoer, tofaktorautentisering, rolle- og studentbasert tilgangsstyring, radnivåsikkerhet i databasen og kryptert kommunikasjon.

Tilgang skal gis etter behov og rolle. En student skal ikke kunne se en annen students personlige registreringer med mindre det finnes et særskilt autorisert grunnlag for dette.

Reelle studentdata skal ikke brukes i utviklings- eller demonstrasjonsmiljø.

8. Kunstig intelligens og automatiserte avgjørelser

Personopplysningene i Digital Paper Campus brukes ikke til å trene kunstig intelligens.

KI-funksjoner kan ikke gis tilgang til personopplysninger uten en ny skriftlig instruks, personvern- og risikovurdering og nødvendig informasjon til de registrerte.

Digital Paper Campus foretar ikke automatiserte avgjørelser om bestått, sertifisering eller studieprogresjon.

9. Dine rettigheter

Du kan, avhengig av behandlingsgrunnlaget og situasjonen, ha rett til innsyn i opplysningene om deg, retting av feil, sletting, begrensning av behandling, dataportabilitet og til å protestere mot enkelte behandlinger.

Dersom en behandling bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har skjedd før samtykket ble trukket tilbake.

Henvendelser om personvernrettigheter rettes til Optivis på post@optivis.no. Du har også rett til å klage på behandlingen av personopplysninger til Datatilsynet.

10. Når du avslutter betatestingen

Du kan når som helst avslutte frivillig deltakelse i betatestingen.

Optivis skal da sørge for at nødvendig studiedokumentasjon videreføres på en alternativ måte. At betadeltakelsen avsluttes betyr ikke automatisk at all informasjon slettes umiddelbart. Opplysninger som fortsatt er nødvendige som studiedokumentasjon eller som Optivis ellers har gyldig behandlingsgrunnlag for, kan beholdes etter reglene i denne personverninformasjonen.

11. Endringer

Denne personverninformasjonen skal oppdateres dersom Digital Paper Campus begynner å behandle nye typer personopplysninger, nye leverandører eller integrasjoner tas i bruk, eller formålene med behandlingen endres vesentlig.

Ved vesentlige endringer skal studentene få informasjon før den nye behandlingen starter.